您与金融客户只差一个“金采网+” 注册 | 登录
位置:

浅谈集中采购的三种会议制度安排

发布时间:2017-07-11


招商银行总行采购管理部  马红军

 招商银行在集中采购流程中设计安排了三种会议制度:一是行长办公会(以下简称行办会);二是采购方案评审会(以下简称评审会);三是评标或谈判会(以下简称评标会)。这三种会议制度分别适用于集中采购流程的不同环节,各有自己的审议对象和工作目标,功能上不得缺省,时序上不得逆反,职责上不得越界。

一、行办会:立项决策——买不买

立项是采购项目管理的第一步,由采购需求部门牵头,负责对采购项目的必要性、可行性、投入产出、潜在风险等因素进行评估论证,形成签报提交行领导审批。其中的重大财务事项还须提交行办会审议。行办会的职责是回答“买不买”的问题,对重大项目是否实施进行审议决策。

立项决策与预算管理密切相关。重大采购项目在立项后即纳入当年财务预算。反之,财务预算也是由各预算单位的若干个采购项目汇总组成的。没有明晰到项目层级的财务预算,只是一块粗放的“大蛋糕”,与工作计划关联性差,缺乏预见性,无法实现全面预算管理的作用。

从管理时点上看,行办会对采购项目的立项审议,属于事前控制,是从源头保障项目质量和效益的关键步骤。有一种误解,认为提交行办会审议的事项必须金额确定,以网点装修为例,往往等到装修完工以后才提交工程结算报告给行办会审议。这种事后报告完全失去了事前控制的作用和意义。

从决策内容上看,行办会的决策范围应限于是否购置某项资产、是否采购某项服务或工程、是否支出某项费用,不应将决策范围扩展到采取哪一种采购方式以及向哪一个供应商采购,也不该对竞争类产品做出品牌、规格、型号等限定从而变相指向单一供应商,否则行办会就替代了评审会和评标会的职能,造成职责越界。

从控制金额上看,行办会审议的采购项目预算金额是预估价格,来源于立项阶段的市场调查价格、历史采购价格、同类产品参照价格等,是实施该采购项目的最高限价,而不是最终支付的精确金额。如果最终实施的结果没有超过预算金额,则不必再向行办会报告,避免浪费行办会资源。

二、评审会:方案决策——怎么买

评审会的决策目标是回答“怎么买”的问题,审议对象是采购部门拟订的采购预案,审议内容包括:采购需求是否需要整合、修改或补充;采用何种采购方式;入围供应商资质条件、数量和名单;确定评标或谈判小组人员数量和产生方式;确定供应商评价方法和评分规则,成交供应商数量;评审采购合同期限、付款方式等主要商务条款。

从管理时点上看,评审会处于行办会之后、评标会之前,属于采购寻源之前的决策环节。所有提交到评审会的采购项目,均应解决了立项和预算的问题;所有采购寻源环节的操作,均应按照评审后的采购方案执行。

从部门分工上看,需求部门可以在采购申请中对采购方式、参与供应商等内容提出建议,但采购部门要进行必要的市场调查,作出自己的判断,形成自主的采购预案提交评审会审议。采购预案不能将采购需求简单复制,全盘照搬,那样就打破了需求部门与采购部门的制衡关系,违背了“需求、采购、监督”三分离的原则。

从决策内容上看,评审会要对采购方案做全面审议,采购部门要严格按照评审后的采购方案执行采购寻源。某些机构省略评审会,或仅在评标会之前匆匆讨论一下评分规则,这实际上缩窄了评审会的审议内容,特别是剥夺了评审会在采用哪一种采购方式、邀请哪几家供应商参与等重大问题上的决策职能,属于违规操作。

三、评标会:采购寻源——向谁买

评标会是评标或谈判小组对供应商响应文件进行评价,最终推荐成交供应商的过程,主要解决“向谁买”的问题。

从职责权限上看,评标会要按照评审会审议确定的采购方案进行评标或谈判,任何个人无权更改评审会决议。即使评标会现场突发特殊情况影响原评审决议执行,也需报经原评审会成员重新评审后方可实施。某些分行在评标会现场,经评标小组集体讨论,就作出变更某项供应商资质要求的决定,或修改某项评分规则,都属于越权行为。

从会议程序上看,评标会要直接面对外部供应商,因而特别强调会议议程要遵循公开、公平、公正、诚信的原则,要严格按照招标采购、谈判采购或询价采购的规程进行操作。

从会议结果上看,评标会结束后,评标小组按评分排名顺序推荐成交候选人,报分管行领导审批。分管行领导有权否决此次评标结果,退回采购部门重新组织集中采购,但无权变更最终成交供应商。

综上所述,行办会的作用是决策“做正确的事情”,评审会的作用是为“正确地做事情”决策行动方案,评标会则是对“正确决策”的“正确执行”,三种会议制度的完美配合,才能产生优秀的采购结果。

 

 

 


广告位290*350 广告位290*350