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践行新战略,创造新模式,激发新效益 ——中国银行框架协议采购管理概述

发布时间:2018-11-15 13:04:01


中国银行集中采购中心经理 孟贞 田飞佳 刘东洲   

根据哈克特集团(The Hackett Group)采购管理的阶段模型,采购分为五个发展阶段:供料、价格、总成本、需求管理和全面增值,代表着从小采购到大采购的发展路径。

中国银行集中采购工作发展至今,正面临着从价格管理到价值管理的转型,从被动围绕项目到主动统筹管理供应商的转型。

2018年,中国银行党委提出了“以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,坚持科技引领、创新驱动、转型求实、变革图强,把中国银行建设成为新时代全球一流银行”的战略目标。集中采购工作积极投身到新战略的实施中,努力在转型求实中贡献智慧。框架协议采购就是我们做出的有益尝试。

一、框架协议采购实施背景

传统采购侧重于以最直接的方式满足已经确定的需求,采购部门往往处于等待采购申请,再组织实施采购的“被动”工作状态,在这种状态下,采购计划难以准确编制并有效实施,同类采购项目难以有效统筹,往往会出现相同产品或服务在同一年度多批次采购的问题。

中国银行集中采购工作经过十余年的发展,也面临着类似的问题。以某年总行项目为例,某系统因功能改造全年累计发起了12次采购申请,由于每次采购申请提出的时间不同,且在采购过程中无法预见后续改造需求,导致需要走12遍采购流程才能完成同一个系统的改造需求采购工作。这种“重复”采购,对采购部门、业务部门和供应商都是损耗,增加采购成本,严重影响采购效率。

随着银行业现有信息科技架构趋于成熟,全新需求占比逐年下降,基于原有资源的扩容、改造、维护等延续性项目成为采购管理的重点,一方面,这类需求会存在或多或少的“重复”采购问题,另一方面,对于一些时效性要求高的需求,既定的立项和采购流程无法满足时限要求,可能导致“先实施后采购”的问题,滋生合规风险和无合同保障的法律风险。

为了解决上述问题,强化统筹管理,中国银行集中采购部门全面梳理,系统总结,反复论证,有针对性地提出了框架协议采购方案。

二、框架协议采购工作流程

框架协议采购,指对于长期需要的产品或服务,与长期合作的供应商,提前组织商务谈判,签署框架协议的管理模式。工作流程如下:

图片6.png

 

2015年开始,中国银行逐步将应用系统开发及人天服务项目、电信服务项目、MA管理项目、类资讯项目以及签名服务器项目纳入框架协议管理范围。其中,应用系统开发及人天服务项目框架协议覆盖率达到60%,MA管理项目框架协议覆盖率达到12%。从采购时效性来看,实施框架协议采购后,项目平均采购时间缩短2/3,采购效率大幅提高。

三、框架协议采购动态管理

框架协议签订后,在有效期内对协议内容进行动态管理,及时完善优化有关工作。动态管理的主要内容包括:

(一)协议内容动态管理

根据市场变化情况、采购项目情况和使用部门反馈意见,定期重检纳入框架的供应商范围、服务和价格标准以及供应商承诺等。例如,为满足有关业务快速发展需要,及时扩大框架协议供应商数量及适用范围,应用系统开发及人天服务项目从最初的6家发展到现有的26家供应商,MA管理框架从最初的适用81个项目扩容到91个项目。

(二)操作流程动态管理

根据银行内部其它管理流程的发展变化,及时跟进调整优化框架协议内容。例如,立项部门将应用系统常规需求由“一事一议”立项调整为按年度项目打包立项后,为进一步提高效率,采购部门基于年度立项规模,在应用系统开发及人天服务框架协议基础上设立应用系统开发资源池。采购部门根据资源池采购申请,直接批复采购结果,由相关部门按实际工作量据实结算。通过应用系统开发资源池形式,扩大了框架协议采购优势,努力从根源上解决先实施后采购的逆程序操作问题。

四、框架协议采购优势

(一)统筹整合采购资源,集中力量优化采购管理

框架协议采购实现了两方面的整合,一方面是对项目需求的整合,将多个细化需求的共性问题提前约定好,比如价格标准、服务标准、付款安排、罚则条款等;另一方面是对供应商的整合,框架协议采购适用的供应商应具有技术独占性或资源垄断性,这类供应商多是战略供应商或长期合作供应商。需求和供应商的整合,有利于节省采购资源,集中力量做好流程优化、信息化建设和供应商管理等工作。

(二)提前锁定价格标准,节约采购成本

纳入框架协议采购的供应商,因为技术独占性或资源垄断性,采购方式均为单一来源,而近几年由于通货膨胀和人力成本增加,往往难以维持原有价格标准,更无法降价。所以,与该类供应商谈定未来几年的价格标准并签订框架协议,有利于节约采购成本。

(三)减少紧急需求数量,降低合规和法律风险

框架协议采购对采购流程的优化,大幅减少了紧急需求的数量,缩短了采购时间,提高了采购效率,有助于需求和供应商管理进入良性循环,有效降低了合规风险和法律风险。

(四)与关键供应商建立长期关系,实现互利共赢

框架协议是采购方与供应商的长期协议,通过整合供应商资源,与关键供应商建立长期合作关系,有助于将供应商管理从单纯的降价谈判转移到更有深度的价值管理上来,有针对性地开展与供应商的金融业务合作,形成互利共赢的局面。

(五)降低交易成本,提升服务质量

采购环节的简化明显减少了业务部门和供应商在采购环节的投入,降低二者的交易成本。业务部门可将更多时间和精力放在业务优化上,从长远来看,有利于降低总成本,同时,帮助供应商更快获得订单,提高成本回收率,保障资源投入,提升服务质量。

五、结语

框架协议采购是中国银行采购部门整合各方资源,主动开展前瞻性管理的一次重要实践,取得了良好的效果。下一步,我们将继续探索,进一步提高采购管理水平,为业务部门提供更好的服务保障,为建设新时代全球一流银行贡献采购力量。