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集采机构竞争性磋商采购30个工作流程

发布时间:2016-11-08


文∣李平

  20141129日,“竞争性磋商”一词首次在财政部《政府和社会资本合作模式操作指南(试行)》(财金〔2014113号)中出现:“采购方式包括公开招标、竞争性谈判、邀请招标、竞争性磋商和单一来源采购……”;紧接着同年1231日,财政部又制定发布了《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》(财库〔2014214号)(以下简称“214号文”)--自此,竞争性磋商采购方式正式登上舞台。

对于竞争性磋商,业内更多联想到竞争性谈判,因两者程序性规范高度相似,也都适合技术复杂和性质特殊的项目,如PPP和一些政府购买服务项目。但竞争性谈判中价格是决定性因素,而PPP和政府购买服务更看重社会效益,考验的是社会资本的综合能力,竞争性谈判难以满足要求。可见竞争性磋商的出现并非偶然。

214号文出台以来,大部分集采机构都在摸索中对竞争性磋商采购方式进行尝试和实践,但毕竟这种采购方式诞生只有近一年半的时间,相对于其他几种采购方式,集采机构实践中对其的认识理解和应用把握还有待于进一步提升。

  本文依据214号文中有关竞争性磋商程序的规定,对集中采购机构实施竞争性磋商采购中的30操作流程作了梳理、提炼和归纳,希望对各地集采机构在实践中更好地运用这种采购方式起到参考和帮助作用,以推动当下各地PPP项目的落地,推进政府购买服务工作更好开展。

  1.论证竞磋采购可行性

  按照214号文规定,适用竞争性磋商方式开展采购活动的情形主要有五种:一是政府购买服务项目;二是技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;三是因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;四是市场竞争不充分的科研项目,以及需扶持的科技成果转化项目;五是按照《招标投标法》及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

  实践中,要根据采购项目的具体情况和特点作分析,凡是符合这五种情形的,即可按程序采用竞争性磋商采购方式。

  2.报批采购方式

  214号文规定,“达到公开招标数额标准的货物、服务采购项目,拟采用竞争性磋商采购方式的,采购人应在采购活动开始前,报经主管预算单位同意后,依法向设区的市、自治州以上人民政府财政部门申请批准。”

  由于适用竞争性磋商采购方式的大都是政府购买服务或者是技术复杂的项目,通常都达到了公开招标数额标准,如需采用竞争性磋商方式,须在采购活动开始前按规定程序报设区的市财政部门审批。

  ★ 竞争性磋商属于非招标方式,按照《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)规定,申请采用非招标方式采购的,采购人应当向财政部门提交三方面的材料:一是,采购人名称、采购项目名称、项目概况等项目基本情况说明;二是,项目预算、预算批复文件或者资金来源证明;三是,拟申请采用的采购方式和理由。

  3.采购人提交集采机构项目资料

  采购人委托集中采购机构代理实施竞争性磋商采购的,应当在取得财政部门对采购方式审批后,向集中采购机构提交项目资料。项目资料包括采购人法定代表人授权书、项目实施方案(项目内容和要求)、有关部门的批准文件、对供应商的资格要求等实施项目所必须的其他有关资料。

  4.集采机构审查项目资料

  集中采购机构对采购人提交的项目资料进行审查,主要审查项目资料的完整性,以及项目预算准确性、项目技术要求的规范性和项目方案的可行性。同时,还应对采购人提出的供应商资格要求和采购方案的合法性与合理性进行审查。对于技术复杂的项目,如有必要,还应组织有关专家进行论证。

  经过审查,如项目资料不完整,应要求采购人进行补充和完善;对采购人提出的一些与有关法律法规不相符的资格或技术要求,应要求采购人更改。审查结束后,应完善项目采购方案,并编制项目采购清单,经采购人确认后形成正式的项目采购方案。

  5.与采购人签订委托代理协议

  经过对项目资料进行审查,项目资料完整且具备采购条件时,集采机构应与采购人签订委托代理协议。

  6.编制磋商采购文件

  竞争性磋商采购文件是载明项目内容和要求,向供应商告知磋商程序、评审办法以及有关要求的书面文件。磋商文件应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、政府采购政策要求、评审程序、评审方法、评审标准、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、保证金交纳数额和形式以及不予退还保证金的情形、磋商过程中可能实质性变动的内容、响应文件提交的截止时间、开启时间及地点以及合同草案条款等。

  采购人委托集采机构实施竞争性磋商采购的,集采机构应根据项目特点和采购人实际需求编制磋商文件,并经采购人书面同意。在磋商文件中,同样不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌,不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

  7.邀请磋商供应商

  竞争性磋商邀请供应商的方式有三种:一是发布公告公开邀请;二是从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取;三是采购人和评审专家分别书面推荐,邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与竞争性磋商采购活动。

  ①采用发布公告方式邀请供应商的:集采机构应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体发布竞争性磋商公告。竞争性磋商公告是磋商文件的组成,主要内容包括:采购人、采购代理机构的名称、地点和联系方法;采购项目的名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍;采购项目预算;供应商资格条件;获取磋商文件的时间、地点、方式及磋商文件售价;响应文件提交的截止时间、开启时间及地点;采购项目联系人姓名和电话。

  ②在省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取邀请供应商的:集采机构可在省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商,并向供应商发出磋商邀请函。

  ③采购人和评审专家书面推荐选择供应商的:采购人和评审专家应当各自出具书面推荐意见,其中采购人推荐供应商的比例不得高于推荐供应商总数的50%。集采机构可根据采购人和评审专家出具的书面推荐意见,向供应商发出磋商邀请。

  8.发售磋商文件

  竞争性磋商公告或磋商邀请函发出后,集采机构应向受邀供应商提供磋商文件。磋商文件需要收费的,售价应当按照弥补磋商文件制作成本费用的原则确定,不得以营利为目的,不得以项目预算作为确定磋商文件售价依据。

  磋商文件的发售期限应当在磋商文件中予以明确,自开始发售之日起到发售结束不得少于5个工作日。

  9.组织现场考察或召开答疑会

  集采机构可以视采购项目的具体情况,组织供应商进行现场考察或召开磋商前答疑会,但不得单独或分别组织只有一个供应商参加的现场考察和答疑会。

  10.澄清或修改磋商文件

  磋商文件发出后,在提交首次响应文件截止日之前,集采机构可以对已发出的磋商文件进行必要的澄清或者修改,澄清或者修改的内容作为磋商文件的组成部分,并经采购人确认同意。澄清或修改的内容可能影响响应文件编制的,集采机构应当在提交首次响应文件截止时间至少5日前,以书面形式通知所有获取磋商文件的供应商;不足5日的,应当顺延提交首次响应文件截止时间。

  ★磋商文件发出后需澄清和修改有两种情形:一是在磋商文件发出后,采购人、集采机构发现磋商文件某些章节中的内容不完整或某些规定条款表述不清,可能会影响供应商准确理解并编制响应文件的;二是在磋商文件发出后,供应商对磋商文件中的有关内容进行询问或提出质疑的。

  11.供应商编制响应文件

  供应商应当按照磋商文件的要求以及磋商文件提供的格式编制响应文件,并对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。

  响应文件主要应包括磋商响应函、供应商法定代表人身份证明及其授权书、磋商报价、磋商技术和商务响应方案、资格证明文件以及应提供的其他有关资料和证明文件等。

  ★资格证明文件是响应文件的重要组成部门,如果磋商文件要求供应商提供资格证明文件原件,供应商就应当按照磋商文件要求,将资格证明文件的复印件加盖公章后按顺序分别装订于响应文件正副本中,以保持响应文件的完整性。同时,还应当将资格证明文件的原件单独封装,与响应文件一并提交,以备评审之用。

  12.供应商交纳磋商保证金

  在磋商文件中,对供应商交纳磋商保证金的时间、方式以及金额应当有明确要求。集采机构可要求供应商在提交响应文件截止时间之前交纳磋商保证金。磋商保证金应当采用支票、汇票、本票或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式交纳。磋商保证金数额应当不超过采购项目预算的2%

  供应商为联合体参加竞争性磋商的,可由联合体中的一方或者多方共同交纳磋商保证金,其交纳的保证金对联合体各方均具有约束力。

  供应商未按照磋商文件要求提交磋商保证金的,响应无效。

  13.供应商提交响应文件

  214号文规定,从磋商文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于10日。供应商应当在磋商文件要求的截止时间前,将响应文件密封送达指定地点。集采机构应当确定工作人员,在指定地点负责接收供应商递交的响应文件。在截止时间后送达的响应文件为无效文件,集采机构应当拒收。

  14.供应商补充、修改或撤回响应文件

  供应商在提交响应文件截止时间前,可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回,并书面通知集采机构。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的,以补充、修改的内容为准。

  15.成立磋商小组

  采购人委托集采机构组织竞争性磋商的,集采机构应当成立竞争性磋商小组。磋商小组由采购人代表和评审专家共3人以上单数组成。其中评审专家人数不得少于磋商小组成员总数的2/3,且应当从政府采购评审专家库内相关专业的专家名单中随机抽取;采购人代表不得以评审专家身份参加本部门或本单位采购项目的评审;集采机构的工作人员不得参加本机构代理的采购项目的评审。

  ★对符合214号文第三条第四项规定的情形,即市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目,以及情况特殊、通过随机方式难以确定合适的评审专家的项目,经主管预算单位同意,采购人可以会同集采机构自行选定评审专家。技术复杂、专业性强的采购项目,评审专家中应当包含1名法律专家。

  16.召开磋商大会

  在磋商文件规定的提交响应文件截止时间的同一时间,集采机构应当在磋商文件预先规定的地点,主持召开磋商大会,并邀请所有提交磋商文件的供应商参加。磋商大会主要是开启供应商提交的响应文件,其议程如同开标仪式或竞争性谈判大会,即宣布有关纪律和磋商、评审工作程序,宣读供应商提交的响应文件有关内容,开启供应商提交的响应文件等。

  在开启响应文件时,由提交响应文件的供应商或者其推选的公证机构检查响应文件的密封情况,经检查确认无误后,由工作人员当面拆封,宣读供应商名称、磋商报价和磋商文件的其它主要内容。在磋商文件要求提交响应文件的截止时间前收到的所有响应文件,开启响应文件时都应当当众予以拆封、宣读。

  磋商大会应当记录,并作为采购活动记录,存档备查。

  17.召开磋商小组预备会

  磋商大会结束后,即进入磋商和评审环节。在进行磋商和评审开始前,集采机构应召集磋商小组成员,召开磋商及评审预备会议,介绍项目基本情况,宣布磋商及评审工作纪律,安排磋商及评审工作。在预备会上,磋商小组成员应认真阅读并确认磋商文件,签订评审承诺书,推选磋商小组负责人;磋商小组负责人要对成员进行分工,并对磋商及评审程序、步骤和办法作出安排。预备会议之后,磋商小组则应独立与供应商进行磋商,并根据磋商进行项目评审。

  ★磋商小组发现磋商文件内容有违反国家有关强制性规定的,应当停止磋商及评审,并向集采机构说明情况。

  18.磋商小组审查响应文件

  在磋商开始前,磋商小组首先要对供应商提交的响应文件进行审查,审查的主要内容是响应文件的有效性、完整性和响应程度。

  ①有效性审查。响应文件有效性审查主要对供应商的资格、资质以及提交的响应文件进行审查,以判定其是否符合要求。有效性审查的第一项内容是审查供应商资格的有效性。有些项目在前期已经进行资格预审的,在磋商阶段就不需要再进行资格审查;如前期未进行资格预审,允许进行资格后审的,或者前期已经进行过资格预审,但磋商文件规定在磋商阶段还要再进行资格审查的,磋商小组就应当对供应商进行资格审查。有效性审查的第二项内容,就是审查供应商提交的响应文件是否完整,格式是否符合要求,是否有重大缺漏项,是否含有项目实施机构不能接受的条件等,以判定响应文件是否符合有效。

  ②完整性审查。响应文件的完整性审查也包括两个方面,即审查检查供应商提交的响应文件是否完整,是否符合磋商文件对响应文件的要求。

  ③响应程度审查。响应程度审查主要是审查供应商提出的响应方案是否符合磋商文件要求,其技术响应方案、商务响应方案是否对磋商文件以及项目采购方案作出了实质性响应。

  磋商小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则,根据磋商文件的规定,对响应文件进行独立审查。对未实质性响应磋商文件的响应文件,按无效响应处理,磋商小组应当告知提交响应文件的供应商。经过对响应文件审查后,通过审查并符合要求的供应商家数不足法定家数的,磋商应予终止。

  19.供应商澄清或说明响应文件

  磋商小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时,可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。

  磋商小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应当以书面形式提出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的,应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的,应当由本人签字并附身份证明。

  20.磋商小组与供应商磋商

  磋商小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行磋商,并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。在磋商过程中,磋商小组成员应当遵守磋商工作纪律,不得泄露磋商情况和在磋商中获悉的商业秘密。集采机构应当按照《政府采购法》和214号文的规定组织磋商,并采取必要措施,保证磋商在严格保密的情况下进行。

21.磋商小组变动采购需求

在磋商过程中,磋商小组可以根据磋商文件和磋商情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款,但不得变动磋商文件中的其他内容。实质性变动的内容,须经采购人代表确认。

  对磋商文件作出的实质性变动是磋商文件的有效组成部分,磋商小组应当及时以书面形式同时通知所有参加磋商的供应商。

  22.供应商重新提交响应文件

  供应商应当按照磋商文件的变动情况和磋商小组的要求重新提交响应文件,并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的,应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的,应当由本人签字并附身份证明。

  23.供应商提交最后报价

  最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。磋商结束后,参加磋商的供应商应提交最后报价。在这里,又分两种情形。

  ①磋商文件能够详细列明采购标的技术、服务要求的:磋商结束后,磋商小组应当要求所有实质性响应的供应商在规定时间内提交最后报价。一般情况下,提交最后报价的供应商不得少于3家。但符合214号文第三条第四项情形,“即市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目,提交最后报价的供应商可以为2家。”另外,按照财政部《关于政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法有关问题的补充通知》(财库[2015]124号)(简称“124号文”),政府购买服务项目(含PPP项目),在采购过程中符合要求的供应商(社会资本)只有2家的,提交最后报价的可以为2家。

  ②磋商文件不能详细列明采购标的技术、服务要求的:需经磋商由供应商提供最终设计方案或解决方案的,磋商结束后,磋商小组应当按照少数服从多数的原则投票推荐3家以上供应商的设计方案或者解决方案,并要求其在规定时间内提交最后报价。

  ★已提交响应文件的供应商,在提交最后报价之前,可根据磋商情况退出磋商。集采机构应当退还退出磋商供应商的磋商保证金。

  24.磋商小组综合评分

  经磋商确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后,由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。

  综合评分法评审标准中的分值设置应当与评审因素的量化指标相对应,磋商文件中没有规定的评审标准,不得作为评审依据。

  评审时,磋商小组各成员应当独立对每个有效响应的文件进行评价打分,然后汇总每个供应商每项评分因素的得分。

  综合评分法货物项目的价格分值占总分值的比重(即权值)30-60%,服务项目的价格分值占总分值的比重(即权值)10-30%。采购项目中含不同采购对象的,以占项目资金比例最高的采购对象确定其项目属性。

  符合214号文第三条第三项的规定(因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的)和执行统一价格标准的项目,其价格不列为评分因素。有特殊情况需要在上述规定范围外设定价格分权重的,应当经本级财政部门审核同意。

  综合评分法中的价格分统一采用低价优先法计算,即满足磋商文件要求且最后报价最低的供应商的价格为磋商基准价,其价格分为满分。其他供应商的价格分统一按照下列公式计算:

  磋商报价得分=(磋商基准价/最后磋商报价)×价格权值×100

  项目评审过程中,不得去掉最后报价中的最高报价和最低报价。

  25.磋商小组编制评审报告

  综合评分结束后,磋商小组应当根据综合评分情况,按照评审得分由高到低顺序推荐3名以上成交候选供应商,并编写评审报告。符合214号文第二十一条第三款规定的情形,即最后报价可以为2家的,以及124 号文规定2家可以继续进行磋商的,可以推荐2家成交候选供应商。评审得分相同的,按照最后报价由低到高的顺序推荐。评审得分且最后报价相同的,按照技术指标优劣顺序推荐。

  评审报告应当由磋商小组全体人员签字认可。磋商小组成员对评审报告有异议的,磋商小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选供应商,采购程序继续进行。对评审报告有异议的磋商小组成员,应当在报告上签署不同意见并说明理由,由磋商小组书面记录相关情况。磋商小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的,视为同意评审报告。

  ★评审报告主要包括以下内容:邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况;响应文件开启日期和地点;获取磋商文件的供应商名单和磋商小组成员名单;评审情况记录和说明,包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、磋商情况、报价情况等;提出的成交候选供应商排序名单及理由。

  26.向采购人送达评审报告

  在评审结束后,集采机构应当在评审结束后2个工作日内,将评审报告送采购人确认。

  27.采购人确定成交供应商

  采购人应当在收到评审报告后5个工作日内,从评审报告提出的成交候选供应商中,按照排序由高到低的原则确定成交供应商,采购人也可以书面授权磋商小组直接确定成交供应商。

  采购人对评审报告确认并确定成交供应商后,应当以书面形式回复集采机构。采购人逾期未确定成交供应商且不提出异议的,视为确定评审报告提出的排序第一的供应商为成交供应商。

  28.成交结果公告和通知

  集采机构在收到采购人对评审报告的确认意见和对成交供应商的确定结果后,应当在2个工作日内,在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公告成交结果,同时向成交供应商发出成交通知书,并将磋商文件随成交结果同时公告。

  采用书面推荐方式邀请供应商参加采购活动的,还应当公告采购人和评审专家的推荐意见。

  ★成交结果公告应当包括以下内容:采购人和采购代理机构的名称、地址和联系方式;项目名称和项目编号;成交供应商名称、地址和成交金额;主要成交标的的名称、规格型号、数量、单价、服务要求;磋商小组成员名单。

  29.签订采购合同

  采购人与成交供应商应当在成交通知书发出之日起30日内,按照磋商文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等事项签订政府采购合同。

  磋商文件及其澄清和修改部分、成交供应商提交的响应文件、最后报价等,都是采购合同的组织部分。采购人不得向成交供应商提出超出磋商文件以外的任何要求作为签订合同的条件,不得与成交供应商订立背离磋商文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等实质性内容的协议。

  30.退还磋商保证金

  集采机构应当在采购活动结束后及时退还供应商的磋商保证金,但因供应商自身原因导致无法及时退还的除外。未成交供应商的磋商保证金应当在成交通知书发出后5个工作日内退还,成交供应商的磋商保证金应当在采购合同签订后5个工作日内退还。

  ★以下情形,供应商磋商保证金不予退还:一是供应商在提交响应文件截止时间后撤回响应文件的;二是供应商在响应文件中提供虚假材料的;三是除因不可抗力或磋商文件认可的情形以外,成交供应商不与采购人签订合同的;四是供应商与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的;五是磋商文件规定的其他情形。

(作者单位:陕西省商洛市政府采购中心)


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