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对基层银行集中采购工作的思考及建议—以某大型商业银行为例

发布时间:2018-07-19 10:09:32


者:中国建设银行福建省莆田分行、助理执行会计师  陈晓倩

 

中国银行业正在告别“高增长、高息差、高利润”的“三高”时代,缓步踏入“盈利放缓、息差收窄、质量下滑”的新时期,在银行业产品同质化的当前,未来银行间的竞争归根到底是成本的竞争。

集中采购作为运营成本支出的重要环节,必将成为节支创效不容忽视的部分。如何强化采购管理,防范采购道德风险,推动采购流程变革,节约采购成本,提高采购质量,实现合理配置资源、提高资金效益显得有为重要。作为基层银行从事采购工作的一员,现以某大型商业银行为例,谈谈笔者对基层银行集中采购工作的思考及建议。

一、基层银行集中采购工作的现状

(一)采购制度建设和执行方面

近年来,某大型商业银行已经建立比较健全的采购规章制度,如集中采购管理办法、集中采购操作规程、供应商管理规程、集中采购项目操作手册、集中采购项目档案管理实施细则等等,为该行采购工作在制度下操作建立有效框架。基层行也已根据上级行要求建立一整套完善的规章制度,并建立两级集中采购决策委员会:集中采购决策委员会和集中采购部门决策委员会,使采购项目的决策更加公开、民主。

(二)采购队伍建设方面

目前,某大型商业银行各层级行一般设有专、兼职采购人员,并按岗位分离要求分别设立供应商管理岗、采购岗、合同执行管理岗,为该行采购工作的开展提供了有力的保障。

(三)采购系统应用方面

某大型商业银行的采购系统在多年来不断地升级改造中功能越来越强大,更加符合各层级行采购操作和采购管理需求。采购系统的大力推广和应用,逐步减少采购项目系统外纸质审批数量,有效地控制采购工作中的人为干预,使采购工作更加公开、公平、公正,为打造“阳光采购”创造有利条件。

(四)项目管理与流程控制方面

基层行采购工作执行“供应商管理—采购谈判—合同执行管理”全流程管理模式。在采购过程中,各相关部门职责明晰,各司其职。采购方案的制订全面、合理,采购需求明确、完整,采购项目竞争性充分。采购方案和采购结果均通过采购系统按规定报经有权审批人批示后执行。采购项目均有签订采购合同,合同内容能有效落实谈判成果,需求(管理)部门能按照制度规定组织验收工作,并按照合同约定履行验收手续。

(五)供应商管理方面

基层行已建立合理的供应商征集渠道,且征集方式多样化,有公开征集、供应商自荐、需求(管理)部门推荐。建立供应商信息库,储备充足的潜在供应商,保证采购项目的开展能形成有效竞争。对候选供应商的审核及选取是好中选好,优中选优,并根据供应商的履约和售后情况,对供应商实行动态管理,对信息库内供应商及时评价和清理。

(六)评委管理与评审方面

基层行能通过采购系统建立评委信息库,采购小组的评委均源自评委信息库,采购过程评委数量及构成符合制度规定。并根据采购项目需要选择合适的评审方案,评审指标制订公平、公正。采购过程评委按照既定评审内容和标准进行评审,有效控制并杜绝人为主观评判。

(七)采购成本管控方面

目前,某大型商业银行已经通过目录清单管理模式规范和界定各层级行的采购范围及权限。这样既满足了各层级行日常业务开展所需的采购,又保证了上级行对下的采购管理需求。在此基础上,以某银行莆田分行所属的一级分行—福建省分行为例,通过梳理各二级行普遍使用、具有一定采购规模、需求同质化较高、配置标准较统一的物品和服务,上收部分采购权限,加大了采购的集中度,进一步节约采购成本,如办公设备及办公类用品采购、出纳机具耗材采购、外聘律师提供法律服务采购、特约商户维护业务服务采购、员工着装采购、工程造价咨询业务合作咨询公司采购、自助设备和终端保养服务采购等等。

以办公设备及办公类用品集中采购为例,某银行莆田分行2015年度自行采购办公设备及办公类用品,全年办公用品费及零星办公用具共支出169万元。2016年度通过福建省分行集中采购,某银行莆田分行全年办公用品费及零星办公用具共支出130万元,节约39万元,节约率达到23%。

二、基层银行集中采购工作存在的问题

1. 某银行莆田分行所属的一级分行为福建省分行,所辖区域不大,各地市经济发展较均衡。虽然近几年省分行在采购工作方面加大集中力度,上收部分采购权限,但是一些需求标准不统一的采购项目仍然由二级行执行采购。在实际操作中,我们会发现采购近期上级行或部分兄弟行已采购需求类似的采购项目,从采购周期、节约采购成本和人力成本方面考虑,该行理应参照上级行或兄弟行的采购结果。但是采购规章制度中没有涉及这样的采购方式,无形中多头采购,增加不必要的运营成本。

2. 某大型商业银行采购系统内部管理流程日趋完善,但是针对外部供应商的报价系统仍然是空白区域。目前,该行的现场采购操作依然采用传统的面对面谈判,进行采购需求沟通、采购价格谈判等。这种传统的报价模式不仅耗时,且所需行内采购人员较多,不利于采购效率的提高以适应业务发展所需,更不利于人力资源的分配应用。

3. 未建立集中采购成本支出后评价体系, 集中采购效果不易确定。当前, 基层行在组织实施集中采购时, 大多注重了集中采购事项的过程和结果, 而对集中采购成本支出后评价却是空白, 没有制定出成本支出后评价方法和评价指标体系, 造成集中采购实施结果无法准确判定。

三、对基层银行集中采购工作的建议

鉴于某基层商业银行集中采购工作的现状及所面临的问题,笔者提出以下几点建议:

一是建立行内采购信息共享机制。加强采购信息和采购工作经验交流, 特别要把各地集中采购范围内的物品、工程和服务的价格在内部公布, 使基层行在具体实施时有明确的参照, 减少集中采购的盲目性, 提高工作准备效率和资金效益。建议在新一轮采购规章制度更新修订中,考虑增加参照行际间近期采购结果的采购方式。在大数据和云计算的大背景下,某大型商业银行近几年也加快采购信息化建设,可考虑在采购系统内增加各行际间的采购信息数据资源共享模块,实现可参照行际间近期采购结果的功能。

二是加快采购信息化建设及应用。建议建立采购报价系统,对外采购报价系统的建立不仅可兼顾采购工作,宜可将银行报废的固定资产在此系统进行处置拍卖。这样不仅可以最大限度地提高采购工作效率,也可进一步规范现场采购工作流程,填补某银行在该领域的空白。

三是提升集中采购集约化水平。通过报送年度集中采购计划的方式,汇总整合辖内各层级行同质同类的采购需求,由一级分行及以上层级机构统一实施集中采购,这样可扩大采购数量形成规模效益,增加银行在采购谈判中的议价话语权,减少采购环节经销商的盘剥,有利于降低采购成本。

四是建立银行间同业采购信息沟通交流机制。各商业银行应加强采购业务的沟通与合作,交流采购经验,实现采购信息资源共享,共同探讨采购工作中存在的问题等。可通过银行业协会参与组织协调当地各商业银行需求一致的采购项目,如钞币押运服务,以此各商业银行可联合抵制保卫押运公司市场价格垄断局面,以减轻单家银行钞币运送费逐年攀升的压力,扭转各银行在该采购领域的弱势局面。

五是加强采购队伍的建设。人力资源具有可再生性,合理地开发利用和培训人才,是提高人力资源使用效率的有效途径。进一步加大培训力度、优化培训内容、推广形式多样的培训,通过培训、跟岗、轮岗的方式,加强采购人员队伍的建设,这样可有效贯彻和落实各项规章制度,纠正和杜绝采购操作和采购管理中的违规违纪行为,进一步提升采购工作的规范化管理水平。

六是建立集中采购效益评价指标体系, 对集中采购进行监督管理。为了对集中采购的效果进行客观的评价, 必须建立一套科学合理的效益评价指标体系, 主要内容是将每一项集中采购项目从本单位历史价格、质量等方面进行纵向对比的同时, 与其他行同一采购项目在相近时间内进行横向对比, 只有进行了纵横两个对比后, 才能对集中采购项目的效益做出科学合理的评价。另外, 发挥纪检、内审等职能部门的监督职责, 防止集中采购过程中出现的腐败行为, 保证集中采购工作的公平、公正。

关于商业银行提高采购效率和防范采购风险的研究

中国建设银行安徽省分行财务会计部,四级财务师  翁良松

商业银行集中采购经过多年的实行,已经取得显著成效。实际工作中,通过业务的整合和人员的集中,提高了集中采购集约化程度,在节约成本、保障供给等方面也取得了明显成效。但是提高效率和防范风险是一对矛盾。防范风险常以牺牲效率为前提,一味追求效率必将影响风险防范。笔者结合实际,对此问题进行了一些思考与研究。

一、要坚持提高采购效率与防范采购风险并重

效率是单位时间完成的工作量,讲究的是快捷、速度。需求部门看重和强调的是采购的效率。采购项目在需求管理部门酝酿、前期准备时间一般较长,一旦提出采购需求就急于采购。但实际操作中,采购走程序是有一定周期的,有的采购需求因要件不全还会返工,会进一步延长采购时间。一旦出现需求管理部门和采购部门产生矛盾的情况,采购部门首先应树立服务意识,想需求部门之所想,急需求部门之所急,加强与需求部门的事前沟通,并给予必要的工作流程指引,以提高工作效率。

防范风险特别是道德风险,是采购工作一个非常重要的问题。西方经济学的 “经济人”假设,即人都是追逐利益的,每个人都可能出问题。现实中,有的采购项目标的很大,这在一定程度上又可能会滋生道德风险。采购工作实行全流程管理,会导致职责的集中,也会带来权力的集中。为了防止出现诸多问题,就需要制定严密的管理制度,做到“不能不想不敢”。“不能”靠的是严密制度;“不想”靠的是廉洁教育;“不敢”靠的是严厉处罚措施。在加强内控合规部门、审计部门以及需求管理部门的内外监督的同时,采购部门内部要加强内控制度设计,形成有力、有效的内控机制。确保采购工作人员做到严格自律,洁身自好,做到“常在河边走,就是不湿鞋”。

二、提高采购效率的措施

目前,采购的效率主要取决于采购的前期准备时间和采购时间。采购的前期准备时间包括采购需求编制、技术参数的设置、预算编制、项目立项等时间,以及需求部门和需求管理部门之间的沟通时间,这主要取决于需求管理部门的工作效率。采购时间包括需求审核、供应商推荐、采购方案报批、招投标、采购结果报批以及合同签署等时间,这取决于采购部门的工作效率。一旦项目启动时间不足,经过采购前期准备,采购时间就会仓促,可能就会造成采购逆流程等采购问题。为了防范采购风险,应该建立健全以下管理措施,以提高采购效率。

(一)加强采购的计划管理。编制采购年度计划或季度计划,确定可预见的采购项目启动时间,实施时间,以及采购完成时间,做到早计划、早部署、早安排。通过编制采购计划,可以对同类采购项目进行整合。严格控制计划外采购事项。对于计划外采购项目,需求管理部门必须在采购申请签报中说明未申报采购计划的原因,采购经理须审核未纳入计划的原因,符合条件的,在优先安排计划内事项的前提下,再安排计划外项目采购。

(二)建立采购提醒制度。提醒制度应包括两个方面,一方面对于已经采购过的项目,在合同到期前3个月,书面提醒到部门,如需继续采购,提请部门早立项、早安排。另一方面,要加快采购文件流转速度,以节约采购时间。对采购方案和采购结果文件的会签和审批进行提醒,文件流转到哪,要做到提醒的邮件和电话就到哪。

(三)规定采购类别采购时间。不同的采购类别不同的节点采购时间不同。应分门别类,梳理出采购主要节点,拟定采购需求的审核时间、采购方案和结果的报批时间、开标时间、评审时间,以及合同签署时间等,加以控制。

(四)建立信息反馈制度。加强沟通,对于已经提供采购需求的采购项目,采购部门按周反馈采购项目采购进度。对采购需求提请、采购方案、发标、开标、采购结果、合同签署等6个节点完成时间进行登记和公开,并与采购规定时间进行比较。

(五)提高采购需求质量。采购需求应明确、清晰、量化、完整。采购需求一般包括商品种类、规格(配置)、数量、质量要求,供应商资质要求,供应安排(时间、地点、供货费用的承担等)、货款支付要求、售后服务要求、报价要求等内容。采购需求的完整,一是对商品及供应的要求完整,二是不得化整为零和钓鱼式采购。采购需求的质量是保证采购质量和效率的前提。根据采购项目不同,拟定几种采购需求的版本,供需求管理部门使用。

(六)建立灵活采购机制。在符合采购流程前提下,对于个别紧急事项,可以开通特事特办的紧急通道。对于可以批量采购且价格较稳定的项目,应该进行充分整合,采购框架协议加订单的方式,适当延长合同期限。前期采购项目,也可以采取续约方式,以缓解采购压力,提高采购效率。

三、防范采购风险的举措

(一)明确职责。明确职责是为了避免扯皮,滋生风险。需要明确以下三方面职责:一是部门职责。确定需求部门、需求管理部门、采购部门、监督部门、合同执行部门的职责;二是岗位职责。确定供应商管理岗、采购经理以及合同执行岗的职责;三是人的职责,即评委的职责。努力营造各负其责的良好采购环境,避免扯皮现象的发生。

(二)规范管理。梳理各采购环节的主要节点,规范主要节点的管理要求。以下三方面需要进一步规范:一是供应商管理的规范。规范供应商征集方式,对于推荐、自荐的,建立登记备查制度;建立供应商履约考评、选用、退出和禁用制度;建立存在不良记录供应商约谈制度。二是采购评审的规范。采购评审的规范从制定采购评审方案开始。实行分类管理,根据采购商品的不同采用不同的评审方法;设置合理的指标及权重,非价格与价格指标、非价格的不同指标的设置必须严谨和科学;严格执行采购评审方案。三是授权执行规范。采购需求、采购预算、采购方案(含采购方式选择、评审的方法、评标小组组成等)、采购结果等必须经过有权审批人审批同意。

(三)再造流程。随着采购管理半径延伸、采购范围扩大、采购品种增加等,需要对采购流程重新设计,以满足全行采购工作的需要。一是实行项目负责制。采购部门各岗位实行负责制。采购项目实行采购经理负责制;供应商管理岗对入库的供应商负责;合同执行岗对合同的执行负责。二是重建供应商库。杜绝供应商不在供应商库参加采购的情况。分门别类,全面重建供应商库,以满足日常采购工作的需要,并进行动态管理。三是更新评委库。杜绝评委不在评委库参加评审的情况。全面更新评委库,同时建立评审项目的评委库。四是正确选择采购方式。根据采购项目和采购金额的不同,正确选择不同的采购方式。续购和单一来源方式要理由充分,并提供证明材料。五是优选评审方法。不同的采购项目需要不同的评审方法。六是评审标准须科学、合理,根据采购项目特点制定。评审指标须与采购需求匹配,尽可能量化。六是公示采购结果。采购结果经审批同意后,在一定范围进行公示。经公示后的采购结果再下达中标安排和中标通知书。七是加大批量采购。寻找有具备跨区域供应能力的供应商,对于同类且价格稳定的采购项目,经过整合,以签订框架协议的方式,进行安排,并适当延长合同期,减少采购批次,减少采购的风险。

(四)阳光采购。在采购部门主页开辟专栏,设置采购项目“信息公告栏”,对采购项目的采购信息进行公示。一是公示采购进度。定期(按周)公示采购项目在不同采购节点的进度,以便二级分行和需求管理部门了解和监督;二是公示供应商建库信息以及建库情况,接受监督;三是公示采购结果,接受监督。

(五)强化监督。采购监督除了采购部门自身的监督机制外,还需要以下三方面监督:一是内控合规部门全流程监督。内控合规部门采用现场和非现场监督;二是需求管理部门的监督;三是建立采购资料审核制度。采购经理完成采购项目后,要及时归档采购资料。采购部门设置专人负责采购资料的审核和归档。

(六)加强教育。对采购人员的教育,首先是提高认识。通过对采购规章制度的学习掌握,提高采购人员自身的业务素质,以避免采购工作中的操作风险。其次是警钟长鸣。可以通过会议、培训等形式,开展教育活动;也可以通过在开标室张贴采购工作规则和采购要求,在开标前宣读等加以强调;还要制定集中采购开标、评标规则与纪律等。三是尝试建立采购人员处罚规定。对于玩忽职守、弄虚作假、内外勾结、操纵评审等行为,情节严重的,除了按照有关规定进行惩罚,坚决调离采购岗位。

工作中,可以通过对采购工作横向分权制约,纵向授权管理,防止权力过于集中,也可以把权力分散在不同岗位、不同采购环节。但权力分散,环节多、过程长,工作的周期就长,采购效率会受到影响。提高效率和防范风险确实是矛盾的两个方面,只有通过建立健全采购工作机制,采取规范合理的措施,分而治之,提高效率和防范风险才能收到良好的效果。

 

 

 

 


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