您与金融客户只差一个“金采网+” 注册 | 登录
位置:

严格采购文件编制规范,打好采购项目执行基础

发布时间:2018-01-17 16:31:39


2017年7月,财政部对2004年颁布的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》作了修订,自2017年10月1日起施行。本次修订进一步完善政府采购交易规则,加强采购活动中的权力制约,强调不得违反法律、行政法规、强制性标准、政府采购政策,或者违反公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。其中,进一步强化了招标文件编制要求,如增加对设置投标人资格要求的限制、强调根据需求实际编制招标文件、明确除特殊情况外不得要求投标人提供样品、对已发出的招标文件不得改变标的和资格条件等,以进一步完善公平交易规则,提高透明度和公正性。

按照从严治党、从严治行要求,开发银行严格集中采购管理,总行集中采购实行“计划管理、统一调度、专业审议、采管分离”工作机制—受理审查、文件编制、采购执行、监管评价,各环节相互衔接、又相互独立、相互监督,确保合规、高效、按时完成项目采购,防范操作风险,支持保障业务发展,实现降本增效。其中,采购文件编制作为采购项目操作的重要环节,采购文件的质量直接影响采购项目能否高质、高效开展,为加强采购文件编制管理,不断提升文件的标准化、规范化,开发银行制订了采购文件编制相关规范要求。本文主要从采购文件编制的基本原则、操作规范要求及工作要点等作简要介绍。

 

基本原则

开发银行集中采购文件编制主要遵循“独立评审、标准统一、专业审议、民主决策”原则,以项目需求为基础,结合市场实际,坚持依法合规、公正公平、科学合理制定采购方案,吸引潜在供应商参与竞争,节约采购成本,利于采购执行顺利实施。

(一)独立评审。严格按照法律法规及开行采购管理要求,独立、公正组织评审,提出独立意见及采购方案,不受请购部门、供应商、采购其他职能部门等相关机构及个人的影响。

(二)标准统一。评审严格依据需求实际情况,同类项目须执行统一标准,相同事项不同时期采购标准原则保持一致,不得有歧视性、排他性内容,不得倾向特定供应商。

(三)专业审议。根据需求对市场进行分析,科学、合理提出采购方案,并由外部专家提出专业意见,确保方案满足项目需求,贴近市场实际情况。

(四)民主决策。在评审人员初审意见基础上,由评审部门集体讨论提出评审意见,并提交专业审议会审议,由采购部门、请购部门、外部专家等集体审议决策。

操作规范要求

(一)项目受理初评

收到采购项目后,首先应对采购事项进行初步分析,要求采购项目需求要素齐全、内容完整合规,确保采购事项具备评审条件;然后,分析项目基本情况及以往采购情况、供应商市场情况等,分析项目采购是否基于特定的专利、技术、产品或其他特殊性要求,具有排他性要求,如果有,请购部门应明确说明理由并附论证报告。

经初评为需求要素有重大缺失或存在不合规内容等不具备评审条件的采购事项,应退回请购部门补充完善需求内容或重新发起采购。

(二)详细评审及编制采购文件

1.工作要求。对初评通过的项目,进行分析项目基本情况,要求认真阅览立项文件、项目需求书及采购要点建议,掌握采购内容及要求,了解采购相关重要商务条件,同时认真分析项目业务特点及以往采购情况、供应商市场情况等。

在对项目详细分析的基础上,结合项目实际研究制订采购方案,包括采购方式、投标人资格条件、评审标准和方法、合同要求以及项目需求等其他需要关注的重要事项。

评审方案初步确定后,在模板基础上组织代理机构或自行编制采购文件,并提交处内进行集体会审,按照会审意见修改形成采购文件上会稿。

2.工作要点。集中采购文件编制主要涉及项目需求、采购方式、投标人资格条件、评审标准和方法、合同要求、采购文件文本撰写。

1)项目需求。要求内容完整、要素齐全,不存在前后矛盾或错误内容,任务需求及技术指标设置满足招标等采购要求,无倾向性、排他性等违背招投标法律法规的需求内容或技术指标,以及隐含技术壁垒或其他不利于公平竞争的情形。

2)采购方式。采购方式的选择应根据国家招投法及政府采购法律法规、外部监管要求,对照开发银行集中采购制度规定的采购方式适用条件,结合项目业务特点,综合考虑市场竞争情况、技术复杂程度及项目时间要求等因素。

3)投标人资格条件。投标人资格条件分为通用、特定条件两大类。资格条件的设置应根据项目业务特点,在通用资格条件的基础上进行编制。特定资格条件应合理设置,不得以不合理条件限制或者排斥潜在供应商,并且与项目需求匹配,不得背离项目实际需求或者背离市场实际,特定条件一般不超过三条。

项目相关法律法规或者行政主管部门、行业管理部门等规章制度,对投标人资格条件明确提出不同要求的,从其规定;按照政府采购要求,不得将注册资本金、资产总额、营业收入、从业人员数量、利润、纳税额等供应商的规模条件作为投标人资格条件;供应商具有的相关荣誉、奖励类资质或证书,不作为投标人资格条件。

4)评审标准和方法。开发银行集中采购项目评审方法主要分为最低价法和综合评分法,具体项目应根据采购内容实际情况,科学、合理选择,满足招投标相关法律法规要求及开发银行相关规定,在满足需求的情况下,坚持低价优先、价廉物美,促进供应商之间的有效竞争,切实提高采购资金的使用效益。

I. 具体项目的评审标准和要素权重,应根据项目的类型特点,选择适用的评审方法标准规范进行设定,并提出合理的制订依据。依法招标的工程类项目或行政主管部门、行业管理部门等对评审要求另有规定的,从其规定。

II. 评审要素要点设置及分值分配应体现与项目实际需求的匹配性、适用性,不存在与项目无关或随意提高采购标准的评价因素,对于具有产品或服务延续性、扩展性的项目,应根据项目需要设置相关评审要素。

III. 投标人的资格条件,不得列为评分因素。评审要素及打分标准的设定不得以不合理条件限制、排斥潜在投标人,具体认定情形如下:设定的评审要素与采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关;以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标、成交条件;对潜在投标人采取不同的评审标准。

IV. 采用综合评分法的,在参照开发银行评分框架模板基础上,结合项目实际情况,合理设置各项评价因素及分值,明确细化各分项评价指标的评分范围及加分或减分等具体评分标准。

对同类采购项目采用综合评分法的,原则上不得改变评审标准和评分要素。

V. 综合评分法的评审因素一般包括商务、技术、服务、价格等部分。其中,商务部分包括相关资质、成功案例及项目经验、商务偏离等分项,技术及服务部分可根据项目实际在框架模板基础上制订。

同类或类似内容不得作为评分要素进行重复评分,单个分项评分要素权重原则上不得超过价格权重。

VI. 各类项目的总分项权重应严格按照规范要求设置并制订计分标准,评分要素主要分为客观得分、量化评分、比较评分三类,客观量化评分要素和价格权重不得低于标准规范规定的范围。

商务部分的评分要素应根据项目实际提出,为可量化、客观评价的指标,无法量化客观评分的,不作为商务部分评分要素。

技术及服务部分应严格根据项目需求,提出可量化评分的要素,只有对于技术复杂、服务要求难以量化明确的服务类或平台类项目,技术服务部分的项目方案、管理方案或服务方案可采用比较评分要素。

价格部分按照政府采购要求统一采用低价优先法计算,执行统一价格标准的服务项目,其价格不列为评分因素。

VII. 采购项目采用的评审方法、设置的各项评审因素和分值及具体评分标准,应当在采购文件中事先载明。

5)合同要求。制订合同要求应结合项目实际特点,选择适用的开发银行集中采购合同框架文本。

在框架文本的基础上,将项目起止日期(或交付期)、项目履行地点、工作成果的验收、合同价款支付方式、维护与售后服务、乙方的违约责任、甲方的违约责任、税收和费用、发票条款等重要内容,作为特定的合同条款要求预先明确,以便供应商考量项目成本、合理测算报价,促使供应商有效竞争,同时利于合同履约,防范合同签约风险。

对于具有产品或服务延续性、扩展性采购的项目,应根据项目需要设置要求遵守价格承诺的合同特定条款。

6)采购文件文本撰写。采购文件必须严格遵照招投标法律法规及开发银行相关采购管理规章制度,依据具体项目内容和确定的采购方案,在框架模板基础上进行编制。采购文件文本分为专用、通用两部分,包括投标邀请、投标资料表、评标办法、合同特定要求、项目需求书、投标人须知、合同文本要求、投标格式要求等八个章节。

专用、通用各组成部分的内容及形式应完整规范、前后逻辑统一,技术要求及商务条件以项目实际需求为基础,合理设置需实质性响应的*号条款,不得盲目提高项目采购标准,不得有歧视性、排他性内容。另外,公告、标书发售、开标评审时间、地点及保证金、招标代理费等确定须严格按照招投标法规要求。

(二)提交专业审议并形成终稿

完成采购方案及采购文件后,按要求提交采购部门组织的专业审议会进行审议。审议会由采购部门、请购部门及外部专家等组成,主要对采购方案及采购文件各部分内容构成的规范性、合规性及合理性等进行集中研究审议,并提出决策或处理意见。

对于因项目需求不完备或市场条件难以满足项目需求,可能导致采购方案难以执行或项目采购方案不充分、采购文件存在重大失误的,将退回重新对需求论证或重新编制采购文件。对于审议通过的项目,采购部门需跟踪督促请购部门补充完善项目需求,并根据会议审议意见,组织修改完善采购文件形成终稿。

结语

采购文件是采购人向潜在供应商发出的采购邀约邀请文件,是项目采购活动的主要依据,对采购活动各方均具有法律约束力,在采购过程中起着至关重要的作用。作为采购方案的“评审报告”,采购文件是确保采购质量的基础和核心,采购人应明确文件编制的标准规范并严格执行,才能有效防范操作风险,确保后续采购活动合规、高效开展。

 

 


广告位290*350 广告位290*350