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关于金融办公家具采购的研究

发布时间:2017-12-14 10:25:21


建设银行总行财务会计部采购部、业务经理 胡古

【摘要】

本文是笔者在某国有大型商业银行多年采购实践的基础上,总结分析了金融办公家具采购的特点、难点和关键点,进而提出对策建议,供金融同业采购参考。

【正文】

金融办公家具采购是一项看似简单而操作起来却十分复杂的常规货物类采购,该项采购与其他大宗设备采购即有共性又有其固有的特性。由于金融办公家具产品种类、款式、规格繁多,且产品质量对设备和工艺的依赖性大、质量检验困难。采购过程中,往往是不同厂商提供的同类产品间由于其款式、颜色、主材用料、工艺流程等不同而无法用统一标准来评定,这就要求采购人员在加强相关理论知识学习的基础上,充分了解办公家具的特点、难点,熟悉各类办公家具制做工艺及相关技术指标数据,努力提高采购的技能和技巧。

一、金融办公家具采购的特点

(一)种类繁多

金融办公家具种类根据不同的分类方法有所不同:根据材料分类,可分为板式办公家具、实木贴皮办公家具、钢制办公家具、金属办公家具、软体办公家具;根据工艺分类,可分为皮板式办公家具、贴纸板式办公家具、三聚氰胺类板式办公家具以及由以上类别中的两种或多种组成的混合类办公家具;根据设计风格分类,可分为现代办公家具、古典办公家具、现代古典办公家具;根据功能用途分类,可分为桌、椅、屏、柜等;根据使用场所分类,可分为前台家具(营业网点家具,包括:咨询台、填单台、客户坐椅、现金操作台、非现金操作台、理财桌、展示柜、网银体验台、洽谈桌椅、资料柜、公告栏、沙发、茶几等)、后台家具(行政办公家具,包括:各领导层班台、办公桌、会议桌椅、员工屏风工位、档案资料柜、文件柜等);可谓是种类繁多,功能各异。

(二)环保要求高

办公家具是员工日常办公必要的工具,其质量不仅影响办公环境及正常的使用功能,对员工的身心健康也有重大影响;家具材料中甲醛、笨、氨等有害物质如果超标,会对人体产生极大危害,因此环保性是金融办公家具采购的重点考察内容。

(三)区域差异大

金融行业具有分支机构众多、分布区域广、场所分散的特点。我国幅员辽阔,金融机构因所在区域、气候、场地、功能要求、装饰等情况导致对办公家具规格、款式、材质要求的差异较大。

(四)个性需求多

金融机构作为一个公众场所要想吸引住来访的客户,个性化的家具固然必不可少。营业网点作为公众场所要想吸引住来访的客户,是金融行业与顾客接触的第一空间,也是金融行业展示自身的主要窗口,个性而又不失实用性的办公家具,不仅是提高办公效率的有效助力,更是直接影响金融机构的整体形象。因此今年金融办公家具的个性化需求不断增加创新。

(五)供货集中

金融行业大都通过集中采购获取办公家具,且大都采取框架协议形式订货,即由总部集中采购办公家具供应商,分支机构下单订货。由于分支机构数量众多、需求量大,导致同一时间向供应商下达的订单数量较多,对供应商的生产乃至供货能力要求较高。

二、金融办公家具采购的难点

(一)市场良莠不齐,监管难点大

当前办公家具市场大多被中小企业占领,而小型企业在原材料及成品检验等产品标准上控制能力较弱。无良厂商,不择手段,为降低其企业成本使用质量不合格的人造板和劣质胶粘剂。另外,我国相关政府部门监管存在缺失,这也是造成企业铤而走险采用不合格原材料的原因之一。

(二)定制化程度高

金融行业的分支机构,特别是营业网点千差万别,导致产品规格无法统一,产品必须因地制宜、量体裁衣,加大的了产品定制化程度,从设计到生产乃至售后服务能力对供应商提出了更高的要求。

(三)验收把关难度大

目前,国家针对办公家具环保性出台的一些检验标准过低,材质检测较为困难、手段有限,导致办公家具验收难度较大,极易出现采购方与供应商因家具验收纠纷。

三、做好金融办公家具采购的关键点

(一)需求分类细化

采购前办公家具使用机构应尽可能提出细化的采购需求,从规格、尺寸、款式、材质、数量到质保期限、售后服务要求。为了保证采购方能够充分了解家具特点,供应商能够充分了解办公家具使用单位需求,采购经办人员可牵头组织家具实际使用机构与候选供应商进行充分沟通交流,就家具的款式、规格等作出一定的规范。最好在候选供应商技术人员的协助下,将采购需求标准化,尽可能简少办公家具种类,统一规格档次,便于供应商规模化生产,尽量降低集中采购与需求分散的矛盾。

(二)高度重视环保性

环保性应是金融办公家具采购的重点考察内容。家具材料中甲醛、笨、氨等有害物质如果超标,会对人体产生极大危害,其中甲醛是主要的污染物,其释放期长达3—15年,遇潮遇热就会从材料深层挥发出来,严重污染办公环境和员工身体健康。2001年12月,国家质量监督检验检疫总局发布了人造板强制性国家标准《室内装饰装修料-人造板及其制品甲醛释放限量》(GB18580-2001),并于2002年7月强制执行。该标准规定了人造板不同系列产品的检查方法和释放标准

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E1级是我国强制性的健康标准,它是强制实行的“安全标准线”。E1级会有刺鼻气味,虽不强烈,但长时间居住生活,会使抵抗力下降,远离此环境时症状会减轻;对这类家具的要求是一定要封边处理。E2级会有强烈的刺鼻气味,长时间居住生活,会诱发哮喘、鼻炎等疾病;对这类家具的要求是必须饰面处理后允许用于室内,不得直接裸露使用或用于室内。采购人员如何了解家具原材料、成品中甲醛释放量的数值呢?在国家家具产品质量监督检验中心出具的检验报告中,有明确的甲醛释放量检测结果,数值越小说明办公家具原材料、成品的环保性越好。在采购谈判邀请函或招标需求文件中,对甲醛释放量数值进行严格限定,对提高家具环保性能起到较好效果。

(三)严格审查候选供应商

选择到优质的供应商才能买到好办公家具,候选供应商审核应从以下几方面入手:

1.审核候选供应商资质。除营业执照、机构代码证、ISO认证(质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书)、中国环保产品认证(CQC)、中国环境标志产品认证(十环认证)等基本资质以外,还应候选商进行外部信息监测,通过向国家工商行政管理总局了解、查询国家企业信用信息公示系统等手段,了解候选供应商的经营管理情况,是否存在违法、严重违反失信行为。

2.实地考察候选供应商。通过实地考察能够了解到候选供应商的公司、工厂规模,经营情况,生产环境、设备、能力、工艺细节,原材料采购、加工能力等情况,有助于选择综合实力强、家具质量有保障、售后服务可靠的供应商。

3.制作并封存样品。要求各候选商根据采购需求制作样品,并封存样品。采购评审时,通过样品可以看出各候选商的产品工艺、细节差异,选择出更适合的家具。封存样品可以避免后续供货过程中,入选供应商大批量生产出来的产品与入选样品不一样。一旦出现质量问题,可有据可查。

4.设计家具布放效果图或3D动画。要求候选供应商根据采购需求,设计家具布放效果图或3D动画,以考察候选供应商的设计、技术能力,真实感受家具的整体布局、颜色搭配是否合理。

四、针对采购过程中可能出现问题的对策建议

(一)科学制定评审标准,进行综合评价,避免以价取胜

价格和成本是紧密联系的,价格过低的办公家具通常成本低、质量差。为确保家具质量和售后服务质量,评审标准中报价权重不宜设置过高,尽量避免出现低价中标影响采购结果的情况。应加大家具材料、环保性、质量和工艺的考察分值。既适当鼓励价格竞争,又要避免过度竞价,非价格指标权重与报价权重比例建议设为70:30。非价格指标主要应从投标人综合实力(包括:ISO系列管理体系认证、投标人财务指标、生产设备情况、生产规模、获奖和专利情况、销售业绩等)、家具质量(包括:环保性、质量控制能力、配置设计方案、主材、五金件、其他辅材等)、供货安装检测(供货、安装、检查验收方案等)、售后服务(维保期限、售后服务网点数量、保修政策等)等方面综合考察投标人。其中家具质量和环保性,主要依据国家权威机构出具的家具原材料、成品检测报告及样品,充分考察家具的环保性(甲醛释放量等)、材质、技术指标、外观做工精细程度、工艺水平等情况。

(二)合理制定合同条款,有效保护采购方利益

制定合同条款过程中,除产品种类、型号、单价、价格有效期、付款条件等基本内容外,还应根据项目特点及采购需求,逐条调整细化质量标准、订购、运输、交货、安装调试、验收、维护支持服务等条款,通过如“家具板材均为绿色环保产品,并经质量技术监督部门检测认定”、“采购方拥有随时抽检(包括破坏性检测)原材料或成品的权利”、“如发现成品与样品不符或存在质量问题,采购方拥有全部退货及索赔的权利” 、“供应商应分别在家具安装前、后按照要求提请相关检测机构对家具安装环境进行空气质量检测鉴定,鉴定费用由供应商承担”等条款明确供应商的责任及违约行为罚则,以保护采购方利益。

(三)严格验收管理,避免供应商提供不达标商品

在合同执行过程中,为确保办公家具的供货质量,采购人员应向办公家具实际使用机构及时了解供应商的履约、供应情况,协助办公家具使用机构按照合同条款中约定的条款,组织家具订购、验收、付款工作,督促供应商按合同约定设计、生产、安装家具。各环节如出现问题,应第一时间与相关部门、供应商及时沟通,采取有效措施尽快解决。

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