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剖析采购质量和价格的影响因素 稳步提升商业银行供应满意度

发布时间:2017-12-14 10:24:08


中国建设银行财务会计部采购部 业务经理 杜芳

当前,金融市场竞争日趋激烈,银行服务的高度同质化使得低成本竞争优势的重要性日益凸显,成本管理已成为增强银行核心竞争力的重要手段。十三五规划建议中提出要加快金融体制改革,提高金融服务实体经济效率,我国金融改革力度将超过预期,商业银行的经营发展势必面临着更高要求和更大挑战。采购部门作为“节流”的关键部门,需要统筹兼顾业务需求和财务成本,既要为银行中心业务的发展提供质量可靠的供应保障,也要争取优良的购置价格,力争做到“物美价廉”。

本文通过对商业银行实际采购经验和效果进行分析研究,挖掘影响质量和价格平衡关系的主要因素,剖析影响质量和价格评价的真正原因,积极寻找改进措施,力图整体地、持续地、更快地提升商业银行采购管理和操作水平,实现供应满意度的全面提升。

采购中质量和价格的控制方法和效果

    (一)遵循性价比最优原则,质量与价格并重

集中采购为商业银行的经营管理和业务发展提供优质高效的供应支持保障,采购的每个环节有众多部门参与,由于工作职责不同,每个部门对采购过程和结果的关注重点也不同。一般情况下,需求部门负责需求的提出与结果的使用,往往只关注到商品本身,只要买到最好的,价格多少并不关心;财务部门负责预算的审批与成本的控制,在使用需求基本满足的前提下,更注重成本的节约;监督部门负责过程的监督和风险的控制,更关注流程的规范;采购部作为集中采购的管理、组织和实施部门,要统筹兼顾需求和成本,做到质量与价格的并重,遵循性价比最优原则,确保有限的资源投入获得最大产出,为需求者(使用者)提供物美价廉的商品。

(二)选择合理的采购方式,促进性价比提升

在商业银行常用的采购方式当中,单一来源方式由于没有竞争效应,常常对价格缺乏控制手段;询价方式重点强调价格最优、相对淡化质量差异,一般只适合金额较小且标准统一的商品;竞争性方式最能够全面衡量供应商的资质、产品和服务的水平和能力,能够实现对质量和价格的全面有效评价,遵循“优胜劣汰”原则,是最能保证“性价比最优”目标的采购方式。因此,竞争性方式也成为商业银行中最主流的采购方式,在操作方法上保障了对采购质量和价格的并重,从而保障采购结果不仅“价廉”而且“物美”。

(三)科学制订评审标准,充分竞争基础上重点关注质量

采购评审一直以来都是采购工作中的重要环节,这一阶段对质量和价格的控制效果直接影响采购结果。根据多年的采购实操经验,评审环节往往需要从公司资质、财务情况、产品质量、供应能力、服务能力等多方面进行全方位的考评,通过指标权重的设定体现出评审重点,实现“全面衡量,重点突出” 的评审效果。以某国有大型商业银行2014年的数据为例,该行总行竞争性谈判项目占比已达到60%以上,在这些项目综合评审指标权重设置上,质量指标的权重通常在70%以上,价格指标权重通常都控制在30%以内。也就是说,有竞争机制的保障,我们在筛选比较的时候,更注重的是商品质量,而不是价格。对该行同年已完成的竞争性谈判项目的评审结果进行分析,有87%以上的采购项目,入选供应商是质量指标评审排名第一的。这一统计结果也印证了前述结论。

正确认识采购中质量与价格的关系

质量是商品价值的最终体现,确保质量是采购工作的基本前提。价格是商品的内在经济价值,控制成本是采购工作的目标。质量和价格的关系是符合市场客观规律的。在快速发展的现代市场经济下,质量和价格的关系也在不断变化中,受供求关系、政策因素、市场竞争等诸多因素的影响,从早期的“一分钱一分货”已经发展为一分价钱几分货或者几分价钱一分货的现象。因此,某种商品的价格下降未必就不是好货。尤其是使用范围广、产品成熟度高、市场竞争激烈的商品,供应商为了增加竞争优势,越来越多地采取主动降价“薄利多销”的营销策略,一定程度上体现为“打价格战”,实力最强的供应商成本控制能力也更强,往往能提供更优的报价。根据某商业银行2014年竞争性采购方式的评审结果分析,75%以上的采购项目入选供应商的质量指标和价格指标均排名第一。

因此,在买方市场的客观规律下,需求者(使用者)应该转变“便宜没好货”的观念。

影响商业银行采购质量与价格平衡的主要因素

随着商业银行集中采购工作管理水平的不断提升,越来越多的银行将遴选优质商品、合理控制成本作为集中采购的基本准则,但还是会出现需求者(使用者)对采购效果不满意的情况。在充分理解质价关系的基础上,需要我们拓宽眼界,跳出采购执行环节,从整个供应链的角度,全方位、深层次挖掘影响真正影响质量和价格平衡关系,以及使用满意度的原因。

需求定位不准导致采购结果与预期有偏差

采购需求的准确性、完整性、前瞻性是整个采购工作的前提和基础,直接决定了谈判、评审、结果跟踪等一系列采购策略的设计,是影响商品质量控制的重要因素。但有时由于需求提出者对目标把握不到位、需求考虑不清楚、标准设计不准确,就导致了理想和现实之间的差异。就像买车,最初目标定位是越野功能,但实际提出的采购需求是轿车,最终结果肯定难以满足需求者期望,这时质疑车辆价格不合理或质量有问题,就有失偏颇了。

测试环节缺失造成质量控制效果不佳

在采购执行之前,通过对备选商品的性能、功能等方面进行业务和技术测试,筛选出品质优异的商品,可以有效提高商品质量的控制水平。但受测试条件、环境搭建、人员配备等多种原因制约,多数银行仅有少数重要设备或机具能够在采购前组织完成业务或技术测试。如果商业银行相关部门能够加大对商品测试环节的重视程度和实施力度,使更多的商品在试用或测试阶段得到严格的把关,采购质量和使用满意度一定能够得到更好的保障,同时也有助于采购部门进一步合理控制采购价格。

验收执行不力影响了后期的质量评价

合同执行是对采购结果最直接、最有效的验证环节。在采购完成、合同签订阶段,通常会把验收结果与付款条件、违约责任进行绑定,以增强对质量价格的监督和控制。严格按照合同标准组织验收,物价不符或影响使用的问题就可以在初期预防和解决。例如商业银行常用的ATM,很多银行都曾出现过设备到货后未能及时安装验收,由分行自行贮存不当导致了设备的损坏,当设备投入使用时问题故障频出时,需求者(使用者)提出是采购质量的问题。

使用不规范、维护不到位造成采购效果不能保持

规范的操作使用、持续的维护保养对保持商品运行稳定、确保商品使用寿命起着至关重要的作用。很多时候,商品本身质量并无瑕疵,但由于使用机构或使用者在培训和维护方面的重视程度、投入力度不足,商品性能不能全面发挥,使用效果受到影响。根据实践经验,常见的情况有两种。一是培训不到位,使用不规范,主要表现为管理机构疏于对使用机构或使用者的系统专业培训,长期的操作不当影响了设备性能的持续稳定。二是维护投入不足,导致维护不到位。质量是需要维护的,与买保险相似,目的是防患于未然,在情况良好的时候进行必要的投入,出现问题的时候才能有所保障。有些采购事项由于各种原因,减少维护投入,设备维护保养不及时,缩短了设备寿命、影响了使用效果。

对于使用周期较长的大宗商品,如果能够进一步规范操作使用、重视持续的维护保养,可有效保持商品运行稳定、延长商品使用寿命,达到“物超所值”。

坚持质量与价格并重,全面提升采购满意度

只有进一步平衡好质量和价格之间的关系,才能做到让需求者(使用者)真正满意,因此,商业银行的采购工作还需继续加强全面的管理水平、提高专业能力,加大投入力度,将商业银行的采购质量和价格推上一个新台阶。

加强供应商管理,从源头保障供应满意度。

采购重点环节向需求和市场延伸,积极发挥管理职能,收集市场信息、了解同业动态、组织供应商考察,深入供应市场,持续对现有供应商进行信息检索和更新,不断补充新的、具备竞争力的供应商,大力充实供应商库,推荐实力更强、资质更优的供应商进入采购执行环节,为遴选出质量优、价格廉的供应商夯实基础。

进一步提高采购谈判和评审水平。

谈判和评审环节对质量和价格的控制效果最直观,采购自始至终不放松对这一环节的投入力度,不断提升操作水平。谈判环节,严格审查供应商文件、详细掌握产品服务情况,运用谈判技巧、把握采购策略,构建充分竞争;评审环节,全面考评公司资质、供应能力、产品性能、服务水平,科学制定评审方案,客观公正组织评判。深入了解采购需求,制订导向准确、切实可行的采购方案。加强评审标准的科学性和评审方法的多样性。继续深化评委库的建设工作,充实扩大评委队伍,重大项目邀请分行、同业等领域内的专家。加强对采购人员的能力培训,不仅在采购能力、谈判技巧方面素质过硬,还要能够紧跟银行中心业务发展方向、掌握业务运营状况,使采购结果既能准确反映需求,又具有一定的前瞻性。

提高合同跟踪管理水平,保证采购结果良好执行。

加强合同监督力度,调查合同执行的情况、组织供应商履约评价,将合同执行情况与采购评审监督相结合,实现采购全流程闭环管理。建立合同执行台账,及时跟进供应商履约评价,定期组织全面系统评价,逐步实现考评结果与采购执行的结合机制。加大对产品质量和售后服务执行情况的监督、管理力度,建立完整的合同执行、售后服务评价体系和信息交流、反馈机制。

加强部门相互配合,确保采购需求质量。

采购部门要进一步发挥统筹协调职能,协助、指导需求部门提出高质量的采购需求,提高测试组织水平。严格审核采购需求,建立需求问责制,把好需求质量关,使采购需求的提出、调整、执行有章可循,确保需求质量。业务部门对需求的提出质量负责,做到需求提出有效明晰、需求执行及时跟进、需求调整主动反馈、产品测试积极组织,有效配合采购部门、财会部门,更好地发挥采购协同效应,共同提升采购质量,保障使用满意度。

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