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新形势下采购业务创新发展方向的思考及建议

发布时间:2017-12-13 09:32:54


中国建设银行总行财务会计部采购部采购经理  袁茵

近几年随着我国经济、科技的飞跃发展,改革创新步伐加大。互联网+、大数据、云计算、人工智能、智慧银行、智慧城市等创新理念的提出,信息化、电子化成为未来趋势。淘宝、微商、电商、移动支付等采购模式取得的卓越成就,就是这一时代特征的最佳代表,不但改变了我们的生活习惯和思维模式,也带来了绝佳的用户体验。在这种科技创造生活的大环境下,也许各方面保障、体制还未健全,但不得不承认,高科技、新技术的互联网信息时代已经来临。

一、研究的背景和目的

随着这些新型行业的崛起和发展,很多传统行业也纷纷觉醒,开始改革转型,其发展观念和行动力也令人赞叹。比如国企体制改革、银行业务创新发展等。面对如此强劲刺激的市场行情,为了适应优胜劣汰的竞争格局,每个企业都必须创新改革,全方位提高自身核心竞争力。科学合理的节约成本、加快业务转型,抢占市场,创造更多利润空间成为企业的重点。

提到节约成本,就与企业采购密不可分。成功的采购能从企业战略角度出发,降低长期总成本,加强企业竞争力,为企业创造更大利润空间,带来发展和机遇。越来越多的CEO期望采购在公司效益和竞争力上扮演重要角色。面对越来越高的采购目标和期望,采购创新发展也成为必然。

那么我们采购行业的方向在哪里?未来创新发展的趋势是什么?要从哪入手?我们应该怎样行动呢?笔者想结合自己近8年银行采购职业生涯中的心得和体会,在本文中,围绕这些主题展开深入的研究和分析,提出自己的思考及建议。

二、采购现状及存在的问题分析:

1.目前企业采购现状:

较国外采购相比,国内采购起步较晚。从1996年开始到现在,实践中可以看到,从最初的刚起步到现在的逐渐成熟完善,国内的企业采购形式已经发生了较大的变化。随着《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等政策法规的颁布实施,企业采购在其基础上,对于采购工作合规流程、监督体系等体制建设正在逐步加强和健全,采购工作越来越合规合法。采购模式也从原来的分散采购到如今的依法集中采购转变,大部分企业还拥有专业的采购团队。上述这些都是在国家政策法规的引领下,企业采购工作取得的可喜成绩。

  在这些骄人成果的背后,目前传统采购模式仍存在一些弊端,也引起了广泛重视,引发各方研究和探讨。例如有采购法规建设不够健全、没有将采购管理上升到战略高度等宏观问题,也有只关注低价、采购人员混岗等实际操作层面的,而笔者注意到有两方面本质问题被提及较少。据笔者观察,传统采购流程以银行业为例,大体分为:需求提出、需求审核、供应商推荐、采购方案报批、发售标书或邀请函、供应商响应、答疑、谈判或招投标、评审、报批采购结果、签署合同等步骤。虽然部分有实力的企业建设了采购信息化系统解放部分人工工作量,但目前这些流程大部分全靠人工完成,过程中仍涉及大量纸质文件,如标书、重要审签文件、合同等。且无论供应商在异地还是本地都需要赶赴采购方指定地点参与竞标和谈判,整个采购流程下来,耗费的各方人力、物力、财力投入也十分大。还有后期纸质采购材料的整理、归档、统一保存等都是人力、财力、物力的消耗和浪费。这与现在社会高科技、高技术含量、节能、环保、便利的观念显然有些脱钩。而且这样的模式运作下来,类似支撑抢占市场等紧急业务所需的紧急采购,采购时限只能靠人工的加班加点来有限提高,其时效性和响应速度与如今快速、便捷的生活节奏不吻合。因此未来采购业务创新发展在合规合法的前提下,往高效、快捷方面发展的趋势迫在眉睫。

2.存在的主要问题:

结合笔者近几年的从业经验,以及与同业之间的调研、交流和探讨,对上述现象进行了进一步的分析、研究和归纳,具体总结了目前存在的以下几点问题:

1)采购模式传统,成本偏高,有待进一步降低:目前传统企业采购模式遵照国家政策法规,有着固定或类似的采购流程。合理合规这点毋庸置疑,但是在采购流程实施过程中,国内大部分企业,尤其国企,受企业文化等影响,采购模式相对比较传统、保守。虽然也开始使用各种采购信息系统,提高办公效率,但纸质材料仍然大比例存在,比如重大采购文件的评议、纸质审签,采购方案、结果等重要报批材料,谈判时供应商的标书、最终合同等。还有前面提及到的,答疑或谈判等环节,无论供应商在异地还是本地都需要赶赴采购方指定地点参与等。上述这些人力、物力、财力等投入都将分摊到企业成本和采购价格中,这就直接造成了投入成本上升的问题。

2)采购效率仍不高,用户满意度偏低:传统企业采购流程以银行业为例,大体分为:需求提出、需求审核、供应商推荐、采购方案报批、发售标书或邀请函、供应商响应、答疑、谈判或招投标、评审、报批采购结果、签署合同等步骤。步骤合理合规没有问题,但目前像第一点中提到的传统模式运作下来,整个采购周期最短也要十几、二十几天近一个月,招标则最快需要60天左右,最大限度压缩也要45-50天左右。这样的采购效率确实不算高效,很难满足便利、快捷的社会发展步骤。而且遇到抢占市场等紧急业务所需的紧急采购,采购时限只能靠人工的加班加点来有限提高,其时效性和响应速度很难完全满足需求。这样的效率,用户满意度偏低,也不符合当今社会的主流发展方向。

3)采购资讯共享渠道匮乏,信息闭塞:传统企业采购模式中自身采购信息相对闭塞,只局限于自己企业内部,对于同业或其它企业采购情况不清楚,公开透明了解采购行业有效信息的渠道不多。而且买卖双方信息也不对称,即双方都保留各自的信息,唯恐自己的利益受到损害;买卖双方信息了解有限,不能全面掌握其市场口碑、用户评价等资料。在提倡信息共享、开放格局的今天,采购方面的有效经验和信息,除了招标等方式尚可以查询外,企业自己运作的其它方式的采购没有信息交流共享的公开渠道,也很难获取外部信息。

4)采购电子化重视程度不够:由于目前企业本身还没有充分意识到信息技术、电子化对采购工作的重要性,没有投入足够的人力物力去研究采购信息化建设,使得电子采购技术得不到广泛有效的应用。很多业企业仍然是“闭关自守”用最传统的纸质化办公,缺乏网络的有效应用,缺乏网络信息的共享,不能准确把握社会和市场的动态。更多的企业是停留在建设采购办公自动系统,靠系统完成日常采购工作流转,没有往前进一步延伸和探索,发挥采购电子化的深度效益。

5)采购系统功能及作用未能全部发挥:目前企业采购信息系统化正在推进,且成效显著,但采购信息系统目前只停留在走流程,完成采购工作的阶段,而没有上升到信息分析、全流程管理等方面。其实采购工作需要处理的信息量很大,比如供应商考核、评价,采购价格及情况历史对比,采购事项统计报表,后续付款、验收、跟踪等。没有针对性的信息系统功能支持,仅靠人工去做,不仅效率低,出错率高,而且信息不够全面,企业采购基本数据难以汇总和分析,不利于预测、跟踪、总结、改进采购行为。

三、未来采购创新发展方向:

针对上述笔者总结的采购现状及存在问题,以及目前我国信息化飞速发展的趋势,笔者认为采购信息化、科技化程度的加强是未来采购发展的大趋势。而在这个趋势背景下,电子采购就是未来采购创新发展的方向。下面笔者就电子采购方面展开详细的探讨:

1、电子采购为未来采购创新发展的方向:

电子采购是由采购方发起的一种采购行为,是一种不见面的网上交易,如网上招标,网上竞标,网上谈判等。借助于这个概念和工具,采购人员能够通过互联网在全球范围内即时地同其供应商进行通讯和交易。人们常把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务,事实上这仅是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有更多的延伸和拓展,它不仅仅完成采购行为,而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理,能更有效的整合企业资源,为供求双方快速降低成本,提高企业核心竞争力。       


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1:广义电子采购概念及作用图

在这一全新的商业模式下,买卖双方之间的商业交易通过电子网络无缝联结,其优势十分显著。 如今各大企业普遍看好电子采购的前景,有调查显示实施电子采购改革最快的企业盈利增长率至少要高出 1/3。在国内外,电子采购已经引起了企业界的足够重视,实施电子采购成为建立企业竞争优势所不可或缺的手段,也是未来采购创新发展的主流方向。

2、电子采购较传统采购的优势:

电子采购作为一种先进的采购方式,其流程较传统采购流程有所不同,下面列举电子采购的大体流程:

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2:电子采购大体流程图

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3:电子招投标采购流程实例

经过笔者的研究比较,电子采购流程最大的优势就是借用网络在线、电子签名、电子验印等技术,进行一系列原本需面对面的活动。基于研究分析,笔者总结出电子采购的优势主要体现在:

1)采购周期缩短,采购更加高效快捷,用户满意度提升:采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购,可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式,而且全电子化的办公流程也大大地缩短了采购周期。据数据显示,自采购方采购项目正式开始到结束,一般只需要1~2周,较传统采购节省30%~60%的采购时间,用户满意度明显提升。

2)采购成本降低,效果显著:借用技术优势,无需面对面交流,电子文档取代书面文档,纸质材料、差旅费、对电话传真等传统通讯工具等的依赖大幅减少,投入的人力、物力、财力大幅下降,降低成本效果显著。有研究表明企业直接或间接的商品采购占企业总开支的64%,而采用自动化采购可以降低采购费用达70%,使得商品成本降低5%-15%。 采用电子采购方式的企业,成本下降平均为10%左右,最高时可达到40%多。

3)采购流程更加科学先进。电子采购,不仅仅是采购流程的电子化,不是单纯用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法,而是要依据更科学的方法重新设计更加先进的采购流程,这个过程中,摒弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后环节,优化了采购流程,使其更加科学,与时俱进。

4)采购资讯共享及时:借着网络和平台优势,每家企业,包括各个供应商都可以及时共享各种采购资讯。买卖双方可以随时借由网络实时了解各种信息如采购、竞标的详细信息,查询以往交易活动记录,中标、交货、履约等情况。帮助买卖双方更全面深入的了解彼此。这使供求双方之间的信息更加对称、公开。

5)采购更加规范,采购透明度高,:全方面的网络信息共享,使得采购流程和信息更加公开、透明。对双方更加公平、开放。尤其程序化的设计,使得采购过程的每一步都留有痕迹,这就能够更加规范采购程序的操作,大大减少采购过程中的人为干扰因素;而公开、透明的特性也便于采购监督,更有利于维护市场良好秩序和健康发展。

6)促进有效竞争,保证采购质量:电子采购中网络开放、共享的特性,使得买卖双方对彼此的交易需求和信息能够更快速的获得和掌握,只需要发布一个信息,就能找到很多希望达成交易的对象,这就带来了更多交易机会。可选择对象的增多,形成激烈的竞争格局,就有效促进了竞争,保障了采购的质量和性价比。

7)电子采购使买卖双方都获益:对于采购方电子采购降低了采购方的投入成本,使得采购方获得更优质的产品和服务,而对于供应商,电子采购可以更及时的掌握市场需求,降低销售成本,增进与采购商之间的关系,获得更多的贸易机会。国内外无数企业的成功经验证明,电子采购在降低双方成本,提高商业效率方面更具潜力。

3、电子采购目前发展状态和存在问题:

电子采购虽然存在很多优势,但是基于互联网的电子采购在我国才刚刚起步,如今实施的企业也不多,主要是一些大企业,其中的原因是多方面的。比如我国的信息技术行业本身就起步晚,还在逐渐成熟的阶段,这就决定了用于支撑电子采购的技术力量还不够娴熟强大。 其次我国的大多数企业信息化程度还不够高,处于推进发展阶段,这几年有明显提高。再者还有不少企业电子商务的意识淡薄,尚未把电子商务作为企业的重要战略来看待。最重要的是目前与电子商务相关的法律法规不够齐全,电子化交易的安全保障和监督有待提高。虽然存在这些问题,但笔者认为任何新鲜事物都有其不断发展完善的过程,事物的双刃剑特性,就决定了其有好的方面,也有不好的方面。面对其优势我们应大力发扬,不断创新,劣势则应该究其根源,从源头根治,逐步完善,而不应该讳疾忌医。在经济全球化的进程不断加快的大背景下,加之我国网民数量不断增加和网络的日渐成熟,电子采购必然会成为未来的主流。

四、采购业务创新发展的措施及建议

根据本文前面的分析,在提倡高效、快捷、信息化的社会发展大背景下,传统采购模式仍在效率、成本控制、资讯共享等方面存在一定缺陷。为适应市场,采购业务必须创新改革,电子采购是未来发展方向。但由于电子采购我国还在推广发展阶段,各方面技术手段仍需不断完善,以及受传统文化观念的影响等原因,传统采购往电子采购的转型不可能一步到位,需要一个平稳的过渡发展期。那么现阶段我们该怎么做,才能把握好这个过渡期,为未来往电子采购方向发展做好准备,实现无缝链接呢?笔者将在下文针对这一问题提出自己的具体建议和措施。

1、加强采购电子化理念:

面对现如今的社会飞速发展,企业的采购电子化理念已经萌芽,受到越来越多的企业管理层及专业采购人员的认可和关注。目前各家企业都在不同程度的尝试探索采购电子化流程,很多大企业如国有银行,基本都配备了采购信息系统,用于处理日常采购工作。现阶段,重点之一是在后续工作中不断加强、深入这种理念,引起高度重视,才能加大企业在这方面的投入。先从采购信息系统建设入手,不断挖掘现有采购信息系统的功能,例如丰富采购系统电子审签、材料电子化、供应商管理及跟踪、统计报表等功能,真正实现从需求提出到验收付款,以及后续评价的全流程化管理。以强化理念为基础,加强采购电子化的推进,从而拓展出更新更丰富的电子采购模式。

2、加大企业信息化采购技术方面的投入:

电子采购的重要支撑就是信息技术,前面提及的采购信息系统建设以及后续的电子采购的推进,都建立在信息化采购技术基础上。对于企业来说,想要推进电子采购,那么就需加大自身信息化采购技术方面的投入,可以自行研发或者外购市场先进的技术产品和服务。只有加大这方面的投入,才能拓展现有采购信息系统功能,往更加丰富的电子采购模式靠拢,逐步实现电子商务、电子招投标等各种电子采购模式。

3、配合电子采购的发展进展,加强完善企业采购制度建设:

目前,大多数企业采购制度中还未纳入电子采购这一模式。为了配合电子采购发展的进程,制度的梳理和完善工作十分重要。在大力推进电子采购方式前,我们必须在制度层面认可电子采购模式,使电子采购模式在制度的框架下运行,做到有章可循、有法可依。笔者建议企业可参照研究《电子招标投标办法》等相关政策,完善建立自己企业的采购办法、采购规程等,为推进电子采购打下坚实基础。

4、紧跟互联网发展趋势,采用采购+互联网形式,创新发展电子商务:

关于电子商务大家已经十分熟悉, 如今迅速崛起的电商采购模式就是最好的代表。随着信息安全、支付安全等技术方面的突破,电子商务目前也相对成熟。作为企业,如何将电子商务运用到我们的采购工作中?我们可以利用自己的内部网络实现总部、分支机构的电子商务采购,比如把集采商品、中标供应商、价格等信息发布到内部网络上,企业内部的各部门可以自行上网下单订购;有些企业还有自己的电子商城,企业内部员工包括分支机构等都能同时享受服务,在企业电子商城中采购所需物品和服务等。还可以利用外网到各大电商去采购性价比更好的商品和服务为企业所用等。处于一个高度发展的信息时代,拥有较为先进的电子商务采购技术,运用采购+互联网的优势,才能够在激烈的市场竞争中占有一席之地,笔者认为电子商务是未来采购创新发展的重点之一,值得大力发展和推进,也是较易实现的部分,其对于提高采购效率有着重要作用。在电商平台上实行采购,可以让交易行为有迹可循、公开透明,从而减少人为干扰因素。且能充分利用市场竞争机制,保障采购价格的最优化。目前我们可以先从采购金额较少或者常规的商品及服务入手,比如日常办公所需耗材、办公家具、电脑、打印机等,这类商品市场价格透明公开,竞争激烈,日常采购金额不大,但是采购频率高。这类商品最适合电子商务采购模式,买方可以快捷、高效的从市场中选择性价比最优的商品。

5、创新电子商务采购模式,推进电子招投标,搭建充分竞争的竞价平台,实现采购价值最大化:

随着2012年《招标投标法实施条例》第五条明确提出:“国家鼓励利用信息网络进行电子招标投标”。2013年2月,国家发展改革委等八部委发布了《电子招标投标办法》及其技术规范,为电子招标投标活动提供了制度保障。在国内,伴随着国家政策的大力支持,以及信息安全、网络视频、电子签名、电子验印等技术的日趋成熟,电子招投标已经相对成熟,目前已经广泛运用于工程招标、政府采购等各行各业。如佛山南海区政府2008年发布的《关于正式启动南海区政府采购电子化平台的通知》以及《佛山市南海区电子化政府采购暂行办法》等措施,大力推进电子化政府采购业务平台。除佛山南海外,江苏丹阳、重庆、昆明、福州、郑州、江西、黑龙江、浙江等省市地方政府也都陆续开始应用电子化招投标系统并取得了较好的效果。

电子招投标是电子采购中的一个领域,运用在招投标中,其具备电子采购的所有特性。对于目前采购工作中流程最长,投入最大的招投标采购,电子招投标的推进和实施有效提高了采购效率,缩短采购周期,降低采购成本。同时采用电子招投标方式,搭建了便捷高效、充分竞争、共享信息的平台,不但公开透明,交易行为有迹可循,可减少人为因素干扰,实现“全流程监督”和“阳光采购”。还能充分利用市场机制,保障良性、充分的竞争,有利于实现采购价值最大化。再加上国家政策的保障和扶持,笔者认为电子招投标可以作为未来采购创新发展的重点。

6、强化信息公开,丰富资讯共享平台及渠道:

闭门造车、固步自封的时代已经过去,开放、交流、共享、共同进步才是新时代的主题。怎样更好的开放、交流,实现共同进步呢?笔者建议如下:

1)强化企业内外部采购信息公开:目前企业对信息公开的优点和趋势,已有一定的认识,很多先进、开放的国内企业,如国有某银行,十分重视企业采购信息内部公开制度,规定采购经理每完成一项采购需及时在企业内部网站上公开发布,便于其它部门和分支机构等共享成果。但各个企业对外采购信息的公开则十分有限。主要是因为目前制度没有要求,受制于企业的保守思想等原因。在后续电子商务及电子招投标方式推进下,信息公开就变得很重要,也无法绕过。企业需不断完善采购信息公开制度,在企业内外部将电子商务、电子招投标等平台的采购交易流程和采购信息等全过程公开,充分体现出“市场可买、价格可比、便捷高效、公开透明”的特点。

2)丰富资讯共享渠道:目前企业同业、同行间采购经验、信息交流渠道很匮乏,只能靠自己个人关系等私下交流。对市场的了解也局限于自身学习、网络搜索和实践经验等。随着政府招投标网、金采委网站等的发展和壮大,这点也在逐步改善,为企业及采购人员提供了一些共享渠道。后续这方面笔者认为还有很大的发展空间,尤其是市场信息资讯的共享,随着电子采购进程化加深,自然就会得到解决。而同业、同行间采购信息、经验共享就需要同业同行间公共交流平台的建设发展、同业间专业培训等方式推进。

7、提升采购人员素质,调动员工积极性,打造先进的采购团队:

未来电子采购的趋势下,对采购人员的专业素养和技能要求更高,比如除了采购专业知识,还需了解掌握信息技术方面的知识,网络谈判可能对谈判策略、技能要求更高,目前电子采购仍存在一些信用、安全风险如何防范、鉴别等。因此提高采购人员的专业素质,提升专业水平成为关键。具体措施包括:

1)开展专业培训:企业可根据自身情况适当开设采购专业培训班,设立专业采购学习课程和机制,邀请企业内外部专家授课,同时加强国内外同业、同行间先进管理经验交流,拓展思路和眼界,全面提升采购人员专业素质。随着人员素质提升,能更有效的提高工作效率,改善采购环节中的不合理程度,使整个采购活动更加积极,采购管理更具科学性与合理性。

2)借用系统,加强采购人员日常工作管理,提高采购效率:借用采购信息系统,对采购人员每周或每旬采购任务进展情况进行汇总报告,使上级随时掌握每个采购业务人员的工作动向和进度,不但可以督促采购人员提高采购效率,还能帮助领导层科学合理的分配工作任务。

3)通过职业序列和考核等方式激发人员积极性。目前采购人员在社会上认可的专业技能方面的认证很少,企业内部为了激发采购人员的工作动力和热情,可考虑建立内部采购人员职业序列,比如设立采购经理的等级等。以绩效考核结果作为晋升或奖励的依据。考核中,可考虑使用业务指标和个人素质指标两方面。业务指标包括:采购成本总体结余率、采购效率、采购质量、用户评价等方面。而个人素质的评价相对灵活,可包括采购技能、职称、资格认证、工作态度等。完善的采购人员职业序列及考核制度,能有效激发采购人员的工作热情,打造优秀采购团队,防止腐败发生,维护企业的形象和经济利益。

8、提高风险防范意识,制定并采用科学的采购发展战略:

目前我国的信息技术仍在发展阶段,各方面技术不够娴熟。电子采购中仍存在一些信息安全、信用风险、系统漏洞等安全隐患,企业在采购创新发展的同时,也需防范这类风险。一方面企业在制定采购战略是要结合自身的发展战略,找准定位,选择适合自己的方式,不可盲目推进。另一方面需完善自身采购制度建设,实现有法可依,合理合规。最后需与时俱进,引用先进技术,防范风险。比如引用最新的加密、安全技术确保买卖交易过程中的信息安全;先进的电子签名、电子验印技术保障关键材料不能被更改;开发先进的技术平台确保交易稳定、顺利进行。

五、结论   

处于飞速发展的时代背景中,为了适应市场竞争,更好地实现企业的采购目标,提高企业核心竞争力,采购创新发展刻不容缓。近几年电子商务、电子招投标等电子采购方式在降低采购成本、提高采购效率方面的出色表现和取得的成效,使其脱颖而出。笔者认为也是未来采购创新发展的主要方向。为了适应潮流,企业应从战略角度出发,科学合理完善自身采购制度、流程等建设,加强采购电子化、信息化程度,稳步推动电子采购改革进程,打造更加科学、阳光、高效、优质的企业采购。


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